Confesso que durante muito tempo senti esta enorme frustração de trabalhar horas a fio sem ter o devido retorno.
E na minha prática, encontrei inúmeras pessoas na mesma situação!
Todos nós tínhamos em comum o facto de desejarmos ardentemente conseguir otimizar os nossos processos de trabalho, fazer mais em menos tempo e ter mais, para nós, deste recurso que é verdadeiramente o único que é irrecuperável.
Recolhi o máximo de informação que podia sobre este tema e descobri dois autores inspiradores: Brian Moran e Michael Lennington. Eles apresentam uma metodologia segundo a qual os projetos podem e devem ser geridos em 12 semanas.
De todas as estratégias que experimentei, esta é sem dúvida aquela que me traz melhores resultados: sinto que o que faço tem resultados e conquisto liberdade e paz mental para fazer mais do que apenas trabalhar.
Os autores baseiam-se na observação de que as últimas 6 semanas do ano são as mais produtivas em todo o mundo, acreditando que poderia ser interessante transpor este sentimento de “urgência” para o dia-a-dia dos profissionais.
DE FACTO, PRAZOS MAIS APERTADOS PODEM SER AMIGOS DA NOSSA PRODUTIVIDADE, AO EXIGIREM DA NOSSA PARTE TODA A ATENÇÃO ÀQUILO QUE QUEREMOS CONCRETIZAR.
Trabalhar horas a fio pode, na verdade, ser muito improdutivo e tende a acontecer quando os nossos objetivos não estão definidos numa linha temporal.
Quando não há prazos, podemos procrastinar ou interromper o trabalho para dar uma vista de olhos rápida na nossa rede social favorita. O que isto provoca é desorganização mental, além de sentimento de culpa!
Ao definires claramente os teus objetivos em blocos temporais de 12 semanas, podes, periodicamente, confrontar-te com a tua (im)produtividade: o que é que está feito? O que é que não está?
PLANIFICAÇÃO DE PROJETOS A 12 SEMANAS
Na minha opinião e de acordo com a minha experiência, estabelecer um período de 12 semanas para a concretização de um projeto é o ideal para atingir máximos de produtividade.
Tal acontece porque a data-limite está suficientemente próxima para que não a percas de vista, mas distante o suficiente para que aquilo que vais realizar seja maior que um micro-projecto e feito com qualidade.
Quando estabelecemos um ano inteiro para concretizar um projeto, tendemos a distrair-nos.
A meio do processo, surge sempre algo que parece mais importante, uma oportunidade que parece irrecusável e que nos faz adiar a concretização dos objetivos para o mês seguinte… até que o ano chega ao fim e nada se concretizou!
Se tendes a apresentar justificações aparentemente racionais para a falta de resultados, este método é excelente, pois obriga-te a medir os resultados obtidos.
Ao confrontar-te com a necessidade de concretizar objetivos, deixarás de te auto-justificar com ideias como “Não fiz porque não tive tempo” ou “porque não tenho uma equipa” ou “porque não consegui financiamento para o projeto”.
Depois de implementar esta forma de trabalhar, quando te perguntarem que tipo de pessoa és – uma pessoa que prefere trabalhar de manhã, à tarde ou à noite – a tua resposta será: “Sou o tipo de pessoa que prefere trabalhar quando é preciso, seja em que altura for, para atingir os meus objetivos”.
COSTUMAS MUDAR DE PLANOS?
O IDEAL É TOMAR DECISÕES RAPIDAMENTE, MAS MUDAR DE PLANOS LENTAMENTE.
Porquê?
Porque se mudares de planos cedo demais, nunca saberás se esse tal plano era bom!
Dito de outra forma, é fundamental que, uma vez tomada a decisão de realizar um projeto seguindo um dado plano, deixes de culpar este plano que traças-te pela tua falta de resultados, sobretudo antes de ter medido o resultado das tuas ações.
E já agora, sabias que a maioria das pessoas mudam o plano ou o seu foco sem terem concretizado ações suficientes?
Eu própria, em 2013, tentei lançar o Bootcamp Digital Glow With Confidence, um programa online para empreendedoras ganharem a confiança requerida para voar na sua carreira ou negócio, sem ter que sacrificar a sua vida pessoal! e essa tentativa, na altura, foi um rotundo falhanço.
Eu não estava preparada para abraçar a tecnologia, talvez o mercado nessa altura não estava preparado para o online, e nem tinha recursos suficientes para criar uma equipa que me ajudasse com toda a parte operacional do projeto.
No entanto, 5 anos mais tarde o desejo continuava lá e eu estava mais “crescida”!
Voltei a pegar no plano e tentei novamente, desta vez com uma estratégia definida para a gestão tecnológica do projeto e com uma equipa que me dá o suporte de que eu preciso.
Olhando para trás, confesso que em 2013 senti que tudo aquilo era “demais para mim”, mas o passar dos anos expandiu o meu entendimento da situação, o meu autoconhecimento… deixei de ser tão exigente comigo própria e de querer fazer tudo sozinha.
E foi esta mudança interior que tornou o meu Bootcamp Digital Glow With Confidence não apenas possível, como um serviço em expansão com mentorias privadas – tendo dado origem ao livro Brilhar com Confiança.
TIPOS DE ATIVIDADES A DESENVOLVER A CADA SEMANA
Esta metodologia de gestão de projetos organiza-se em torno de 3 tipos de atividades que podem preencher as tuas 12 semanas.
Quando interiorizei esta classificação de atividades, dei o salto para uma forma de gestão pessoal muito mais eficaz e compensadora.
E um dos segredos foi não esquecer que o meu planeamento semanal deve contemplar os três tipos de atividades – incluindo as atividades de relaxamento!
Os tipos de atividades são:
Estratégicas
- A estas atividades, dedico pelo menos 60% do meu
- São as atividades que produzem dinheiro e são a tua maior responsabilidade!
- Refletem a atividade nuclear do teu negócio (por exemplo, se és designer, a atividade estratégica é o design) e são elas que te acrescentam
- Aqui incluo as atividades de marketing e vendas do teu produto ou serviço (Caso não possas dedicar tanto tempo, podes delegar a um especialista)
Genéricas
- Incluem as respostas a e-mails, mensagens e notificações nas redes sociais;
- Participação em eventos de networking, feiras, etc.
- Deves dedicar-te a estas atividades com moderação e sobretudo com planeamento: estabelece prioridades e define claramente onde precisas estrategicamente de estar para alavancar o teu
- A busca de informação é importante para fazer avançar as nossas ideias, mas pode consumir muito tempo.
- Aqui também incluo a leitura e a frequência de cursos Disciplina-te para que não recebas mais informação do que aquela que consegues processar e aplicar.
- A produção de conteúdos também se inclui neste grupo de atividades e deve ser, preferencialmente, estratégica.
Relaxamento
- As atividades de relaxamento nunca devem ficar fora do teu planeamento semanal.
- Trata do teu corpo, faz exercício, medita, cuida da tua alimentação e, em geral, trata de ti sem
- Neste grupo de atividades incluo também todas aquelas que alimentam a tua criatividade: viagens, dança, música, contacto com a natureza, pintura, teatro… escolhe aquela de que mais gostas e investe parte do teu tempo a realizá-la, pois promover a tua criatividade é um dever e uma necessidade de todo profissional.
Em suma, se tens em vista aumentar a tua produtividade, recomendo:
Uma visão alinhada e clara sobre o que significa o sucesso para ti.
Planificação: a perda de tempo acontece por falta de planificação; e ao contrário do que pensas, quanto mais planear, mais tempo terás para ti e para as tuas atividades estratégicas!
Execução: não fiques pelo plano - executa!
Métricas: sem medir não é possível saber o que precisas de mudar para melhorar.
A diferença entre os empreendedores que voam e as que não o fazem, são duas ou três chamadas extra, quatro ou cinco reuniões adicionais ou uma hora a mais a trabalhar de forma focada.
Com esta citação pretendo transmitir-te que, de acordo com uma perspetiva de abundância, não precisas de prescindir do direito ao teu tempo para poder ter o teu retorno financeiro.
Há tempo suficiente.
Só precisas de pensar em ti de uma forma diferente: como a pessoa que comanda o seu tempo!
Se gostarias de ter um acompanhamento mais personalizado para elevar a tua produtividade e obter mais equilíbrio entre a tua vida pessoal e profissional, envia-me mensagem privada para conversar.
As minhas mentorias privadas são completamente adaptadas as tuas necessidades e podes contar com mais de 20 anos de experiencia no mundo do empreendedorismo e treinamento empresarial.
Estou aqui para ajudar!